Excel2007条件格式的添加、更改和清除方法深入理解

时间:2012-12-04   作者:snow   来源:互联网

使用Excel2007条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。

一、Excel条件格式的添加、更改和清除方法

了解有关条件格式的详细信息

在分析数据时,您经?;嵛首约阂恍┪侍?,如:

·在过去五年的利润汇总中,有哪些异常情况?

·过去两年的营销调查反映出哪些倾向?

·这个月谁的销售额超过 ¥50,000?

·雇员的总体年龄分布情况如何?

·哪些产品的年收入增长幅度大于 10%?

·在大一新生中,谁的成绩最好,谁的成绩最差?

条件格式有助于解答以上问题,因为采用这种格式易于达到以下效果:突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True,则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为 False,则不基于该条件设置单元格区域的格式。

注释:在创建条件格式时,可以在工作表中引用其他单元格,如“=FY2006!A5”,但不能使用对于其他工作簿的外部引用。

使用双色刻度设置所有单元格的格式

颜色刻度作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。例如,在绿色和红色的双色刻度中,可以指定较高值单元格的颜色更绿,而较低值单元格的颜色更红。

快速格式化

1、选择单元格区域,或确?;疃ピ裨谝桓霰砘蚴萃甘颖碇?。

2、在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”。

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3、选择双色刻度。

提示:悬停在颜色刻度图标上,以查看哪个颜色刻度为双色刻度。上面的颜色代表较高值,下面的颜色代表较低值。

高级格式化

1、选择单元格区域,或确?;疃ピ裨谝桓霰砘蚴萃甘颖碇?。

2、在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。将显示“条件格式规则管理器”对话框。

3、请执行下列操作之一:

·若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将显示“新建格式规则”对话框。

·若要更改条件格式,请执行下列操作:

A 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。

B 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框” 按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框” 按钮图像。

C 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将显示“编辑格式规则”对话框。

4、在“选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”。

5、在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“双色刻度”。

6、选择“最小值”和“最大值”类型。请执行下列操作之一:

·设置最低值和最高值的格式 选择“最低值”和“最高值”。

此时并不输入“最小值”和“最大值”。

·设置数字、日期或时间值的格式 选择“数字”,然后输入“最小值”和“最大值”。

·设置百分比的格式 选择“百分比”,然后输入“最小值”和“最大值”。

有效值为 0 到 100。请不要输入百分号。

如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为值的分布是成比例的。

·设置百分点值的格式 选择“百分点值”,然后输入“最小值”和“最大值”。

有效的百分点值为 0 到 100。如果单元格区域包含的数据点超过 8191 个,则不能使用百分点值。

百分点值可用于以下情形:要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

·设置公式结果的格式 选择“公式”,然后输入“最小值”和“最大值”。

公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。公式无效将使所有格式设置都不被应用。最好在工作表中测试公式,以确保公式不会返回错误值。

注释

·“最小值”和“最大值”是单元格区域的最小值和最大值。请确保“最小值”小于“最大值”。

·可以选择不同的“最小值”和“最大值”类型。例如,可以选择“数字”最小值和“百分比”最大值。

7、要选择颜色刻度的“最小值”和“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。

如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。

选择的颜色刻度将在“预览”框中显示出来。

二、快速查找具有条件格式的Excel单元格

如果Excel工作表的一个或多个单元格具有条件格式 (条件格式:当指定条件为真时,Excel 自动应用于单元格的格式,例如,单元格底纹或字体颜色。),则可以快速找到它们以便复制、更改或删除条件格式??梢允褂?ldquo;定位条件”命令只查找具有特定条件格式的单元格,或查找所有具有条件格式的单元格。

查找所有具有条件格式的单元格

1、单击任何没有条件格式的单元格。

2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“条件格式”。

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只查找具有相同条件格式的单元格

1、单击有要查找的条件格式的单元格。

2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“定位条件”。

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3、单击“条件格式”。

4、在“数据有效性”下面单击“相同”。

三、管理Excel2007条件格式规则的优先级

了解Excel条件格式规则优先级

通过使用“条件格式规则管理器”对话框,您可以在工作簿中创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。(在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。) 当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元格区域时,将按其在此对话框中列出的优先级顺序评估这些规则。

列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则。默认情况下,新规则总是添加到列表的顶部,因此具有较高的优先级,但是您可以使用对话框中的“上移”和“下移”箭头更改优先级顺序。

多个条件格式规则评估为真时将发生何种情况

对于一个单元格区域,可以有多个评估为真的条件格式规则。这些规则可能冲突,也可能不冲突:

规则不冲突 例如,如果一个规则将单元格格式设置为字体加粗,而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红色,则该单元格格式设置为字体加粗且为红色。因为这两种格式间没有冲突,所以两个规则都得到应用。

规则冲突 例如,一个规则将单元格字体颜色设置为红色,而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突,所以只应用一个规则。应用优先级较高的规则。

粘贴、填充和格式刷如何影响条件格式规则

编辑工作表时,可以复制和粘贴具有条件格式的单元格值,用条件格式填充单元格区域,或者使用格式刷。这些操作对条件格式规则优先级的影响是:为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规则。

如果将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在 Microsoft Office Excel 的另一个实例中打开的工作表中,则不创建条件格式规则并且不复制格式。

条件格式和手动格式冲突时将发生何种情况

对于单元格区域,如果格式规则为真,它将优先于手动格式??梢酝ü褂?ldquo;开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”命令应用手动格式。如果删除条件格式规则,单元格区域的手动格式将保留。

注释 手动格式没有在“条件格式规则管理器”对话框中列出或者没有用于确定优先级。

编辑条件格式规则优先级

1、在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。

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为当前选择(包括规则类型、格式、应用规则的单元格区域以及“如果为真则停止”设置)显示条件格式规则的列表。

如果没有找到所需的规则,请在“显示其格式规则”列表框中,确保已选中适当的单元格区域、工作表、表或数据透视表。

2、选择一个规则。一次只能选择一个规则。

3、要在优先级中向上移动所选规则,请单击“上移”。要在优先级中向下移动所选规则,请单击“下移”。

4、另外,要在特定规则处停止规则评估,请选中“如果为真则停止”复选框。

选中“如果为真则停止”复选框可实现与不支持多个条件格式规则的 Microsoft Office Excel 2007 早期版本的向后兼容性。例如,如果对某单元格区域有三个条件格式规则,则默认情况下,Office Excel 2007 之前的 Excel 版本将优先应用最后一个规则。如果要应用第一个或第二个规则,则为该规则选中“如果为真则停止”复选框。

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